Verwaltung

Kaufleute für Büromanagement sind die wahren Organisationstalente in der modernen Arbeitswelt. Sie übernehmen eine Vielzahl von kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Schriftverkehr, das Entwerfen ansprechender Präsentationen und die Beschaffung von Büromaterial. Sie planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen, um sicherzustellen, dass alles effizient abläuft.

Darüber hinaus unterstützen sie das Personalwesen, kaufen externe Dienstleistungen ein und betreuen Kunden mit einem freundlichen und professionellen Service. Sie sind aktiv an der Auftragsabwicklung beteiligt, verkaufen Eintrittskarten im Besucherservice, erstellen Rechnungen und behalten die Zahlungseingänge im Blick. 

In einer zunehmend digitalisierten Welt spielen Kaufleute für Büromanagement eine Schlüsselrolle. Sie nutzen moderne Technologien und digitale Tools, um ihre Aufgaben effizienter zu gestalten. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung wird immer wichtiger, um Routineaufgaben zu optimieren und mehr Zeit für kreative und strategische Tätigkeiten zu schaffen. So sind sie nicht nur Organisationsexperten, sondern auch Wegbereiter für die digitale Transformation im Büroalltag.

An der Oper Leipzig arbeiten Kaufleute für Büromanagement z. B. in folgenden Bereichen und übernehmen unter anderem beispielhaft diese Arbeitsaufgaben:

• Buchhaltung und Controlling: Rechnungsverwaltung, Zahlungsüberwachung sowie Mitarbeit an Jahresabschlüssen, Budgetplanung und Mitwirkung bei Erstellung von regelmäßigen Berichten (wie z. B. Quartalsabschlüsse)
• Kostüm- und Theaterwerkstätten sowie der Technischen Direktion: Koordination und Organisation des Tagesgeschäfts, Übernahme von Materialbestellungen
• Assistenz der Verwaltungsdirektion: Planung von Beratungen bzw. Sitzungen, einschließlich Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Terminkoordination, Materialbestellung, Verfassen und Bearbeiten von E-Mails, Briefen etc.
• Personalwesen: Verträge und Stammdaten von Mitarbeiter/-innen verwalten, Dienstreiseanträge bearbeiten und Reisen für Beschäftige buchen,
• Besucherservice: Besucher/innen oder angemeldete Personen empfangen und beraten, Telefonannahme und Bearbeitung von Anfragen
• DV-Organisation: Projektmitarbeit rund um das Thema Datenverarbeitung und Digitalisierung, Datenpflege
• Marketing: Unterstützung bei der Pflege der Social-Media-Kanäle der Oper Leipzig, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Marketingaktionen

Wer als Kauffrau/-mann für Büromanagement arbeiten möchte, sollte gern mit Menschen kommunizieren, Dinge organisieren und stets den Überblick behalten. In diesem vielseitigen Beruf ist man die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft. Aufgeschlossenheit gegenüber neuen modernen Ideen und offen für Projektarbeit und Digitalisierung sind notwendig. Technisches Verständnis, Kreativität bei der Lösung von Problemstellungen, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein sollten vorhanden sein. 

Die Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement ist eine dreijährige duale Berufsausbildung. 

Die praktische Unterweisung der Auszubildenden findet in vielen Bereichen der Verwaltung der Oper Leipzig bzw. der Musikalischen Komödie statt, während der theoretische Unterricht in der Berufsschule in Leipzig oder Delitzsch stattfindet.